Huit conseils pour les réunions à distance

Avec le nombre croissant de personnes travaillant à distance, il est important de maintenir le lien avec les clients et les collègues. Lorsque les conditions ne permettent pas de se réunir en personne, les réunions virtuelles à distance peuvent s’avérer efficaces. Récemment, beaucoup d’entre nous ont fait face au travail à distance pour la première fois avec une courbe d’apprentissage qui pose des défis à la fois sociaux et technologiques. Pour vous aider dans votre parcours, voici les meilleures pratiques pour votre prochaine réunion virtuelle.

1. Faites connaître votre ordre du jour

Non seulement publiez un ordre du jour, mais tenez-vous-y. Vous pourrez ainsi réfléchir de manière critique, lors de la planification, au temps qu’il faudra pour présenter un sujet et à la durée nécessaire de votre réunion virtuelle. Souvent, par principe, nous prévoyons une réunion d’une heure alors que 15 à 30 seulement minutes pourraient suffire.

2. Allumez votre caméra et mettez-vous face à elle

La collaboration est facile quand nous pouvons lire le langage corporel. Si vous oubliez d’allumer votre caméra dans votre programme de vidéoconférence, les participants aux réunions ne peuvent pas capter les indices non verbaux et peuvent parfois mal interpréter le message. Aussi est-il plus facile de mieux comprendre les intervenants.

Placez votre ordinateur portable afin que la caméra soit à la hauteur des yeux. De cette manière, vos collaborateurs n’ont pas l’impression que vous regardez votre écran, mais vous voient de la même façon que dans une conversation réelle.

3. Arrière-plan élémentaire et bon éclairage

Dans la mesure du possible, choisissez un espace pour votre vidéoconférence avec un minimum de bruit de fond et de visuels et assurez-vous que votre visage est bien éclairé. Faites face à une fenêtre ou allumez l’éclairage devant vous. Ne vous asseyez pas avec une fenêtre derrière vous, car votre visage sera dans l’obscurité et le reste de l’image sera trop clair.

Si vous n’êtes pas en mesure de vous trouver dans un espace visuellement souhaitable, envisagez de flouter l’arrière-plan.

Si le son ambiant dans votre espace est fort, utilisez un casque pour atténuer le bruit et réduire les échos.

4. Une tenue professionnelle

N’oubliez pas que vos clients et collègues sont habitués de vous voir porter une tenue professionnelle au bureau. Préparez-vous au travail à distance en conservant cette habitude. Cela démontre que vous prenez cette période de travail au sérieux. Lors d’une réunion virtuelle, vous devez toujours être à la hauteur, même si vous n’êtes pas face à face avec les autres participants.

5. Demandez l’autorisation d’enregistrer

Au début de la réunion, demandez l’autorisation d’enregistrer. Si une personne ne peut pas y assister, vous pouvez la faire participer en lui envoyant un enregistrement par la suite. De plus, vous pourrez faire le point sur la réunion plus tard et vous assurer de prendre des mesures et de faire le suivi. Cette approche réduit le temps généré par la prise de notes.

6. Fonctions de sourdine et de clavardage

Pour les réunions plus longues avec de nombreux participants — en particulier les présentations — vous pouvez choisir de mettre les autres participants en sourdine afin de garder le message clair et d’éviter les distractions. N’oubliez pas d’utiliser les fonctions de clavardage de votre application de conférence pour organiser et regrouper les questions. Il est utile de s’arrêter périodiquement pour des questions ou des commentaires et de donner l’occasion à votre public d’effectuer une pause pour maintenir sa participation.

7. Prévoyez une assistance

Les présentations importantes peuvent nécessiter un hôte et un administrateur pour répondre aux questions et s’assurer que la technologie et la projection sur écran et le partage fonctionnent correctement. En outre, votre administrateur doit disposer d’une copie du contenu au cas où il y aurait des problèmes de réseau. Votre administrateur peut aussi gérer le côté graphique de la présentation.

8. Essai préliminaire avant la présentation

Testez la largeur de bande et la technologie de votre réseau avant les présentations. Chargez les vidéos et les présentations et prenez soin de les regarder avant la présentation afin de vous assurer de la technologie et d'éviter les ralentissements causés par la vidéo. Veillez également à ce que le bureau de votre ordinateur ne comporte aucun programme ouvert et ne soit pas encombré.

Surtout, n’oubliez pas que nous sommes tous des humains. Il se peut qu’un grand nombre ne travaille pas à distance d’une manière régulière et que certaines personnes n’ont aucune expérience dans ce domaine. La technologie peut être très intimidante et frustrante pour les personnes en apprentissage, ce qui est stressant, aussi faites preuve de patience avec vos clients et vos collègues. Étant donné que les gens peuvent percevoir le travail à distance et les réunions moins personnelles, essayez d’humaniser la situation avec honnêteté, patience et compréhension.